공구방 주문 관리,
카톡방은 그대로 두고 장부만 자동으로

공구방 주문, 어디서 손이 많이 가나요

공구방 주문은 마감 직전에 몰려요. 손님은 “딸기 2 1234”처럼 쓰기도 하지만, “아까 거에 하나 더요”, “저 취소할게요”처럼 앞 글을 고치는 글도 많이 남겨요.

이 글을 하나하나 엑셀에 옮기고, 상품별로 더해서 거래처에 주문하고, 픽업날에는 누가 무엇을 가져갈지 다시 찾아야 하죠. 주문이 늘수록 이 일도 같이 늘어요. 이렇게 손이 가는 일을 톡차곡이 덜어 드려요.

톡차곡은 공구방 주문을 이렇게 정리해요

• 주문 읽기 — 카톡방 글을 대화명·상품·수량·숫자 4자리로 나눠 장부에 넣어요. 띄어쓰기가 다르거나 손님이 줄여 부른 이름도 상품 별칭으로 알아봐요.
• 추가·취소 반영 — “2개 추가”는 기존 주문에 더하고, “취소”는 빼요. 글이 올라온 차례대로 계산해서 장부가 저절로 고쳐져요.
• 애매한 글은 검수함으로 — 확실하지 않은 글은 억지로 맞추지 않고 검수함에 따로 모아요. 사장님이 한 번 보고 [승인]하면 주문으로 들어가요.
• 공지는 주문으로 안 읽기 — 사장님·매니저 대화명을 ‘공지 올리는 사람’으로 정해 두면, 상품 공지에 숫자가 있어도 주문으로 읽지 않아요.

읽는 방법은 카톡 주문 자동 정리에 더 자세히 적어 두었어요.

상품별 합계로 발주하고, 회차로 재공구

발주 집계 화면은 진행 중인 공구 주문을 상품·맛별로 더해 보여 줘요. 상품에 공급가를 넣어 두면 발주 금액도 같이 계산해요. 아직 검수함에 있는 글은 “+N 추정”으로 따로 보여 줘서, 승인하지 않은 주문을 빼먹고 적게 시키는 일을 줄여요.

같은 상품을 다시 공구하면 새 회차로 열려 지난 판매와 섞이지 않아요. 예약마감에 날짜와 시각을 넣으면 그 뒤에 온 주문은 장부에 넣지 않아요. 회차마다 주문한 손님 명단을 인쇄하거나 엑셀로 받을 수 있어요.

공구 상품 사진 공지도 버튼 하나로

상품에 올려 둔 사진 여러 장을 카톡방에 ‘사진 N장’ 한 묶음으로 보내고, 바로 아래 공지 글을 붙여요. 공지 글은 상품 이름·가격·마감일·수령일로 저절로 채워지고, 보내기 전에 고칠 수 있어요. 사장님 PC나 폰을 켜 둘 필요 없이 톡차곡이 보내요. 실제 카톡방에서 사진 26장 묶음과 공지 글까지 확인했어요.

거꾸로, 공지 올리는 사람이 카톡방에 상품 공지(글+사진)를 올리면 그 글을 읽어 상품을 만들고 사진도 붙여요. 자세한 건 상품 사진 여러 장 공지에서 보세요.

픽업날에는 숫자 4자리로

손님이 찾으러 오면 수령 화면에서 숫자 4자리나 이름으로 찾아 상품마다 [수령]을 눌러요. 일부만 가져가도 되고, 수령마감이 지나도 안 온 예약은 ‘미수령’에 모여요. 가게 앞에 태블릿을 두면 손님이 직접 숫자 4자리를 눌러 받아갈 상품을 확인할 수도 있어요. 자세한 건 픽업·수령 관리에 있어요.

손님은 링크 하나로 확인해요

가게마다 손님 페이지가 생겨요. 방 공지에 링크를 올려 두면 손님은 앱 설치 없이 상품 사진·가격·마감일을 보고, 숫자 4자리로 내 주문과 수령일을 확인해요. “제 거 언제 와요?” 같은 문의를 줄이는 데 도움이 돼요. 설정에서 켜면 손님 페이지에서 장바구니로 주문을 받을 수도 있어요(기본은 꺼져 있어요).

시작하기 전에 알아 두실 점

자주 묻는 질문